Industri manufaktur, khususnya industri pangan sangat bergantung pada ketersediaan bahan baku dan bahan kemasan di pasaran. Selain ketersediaanya, kualitas dan keamanan bahan baku dan bahan kemas yang digunakan menjadi penentu bagi industri pangan dalam menghasilkan produk pangan yang aman dan berkualitas bagi konsumen.
Bahan baku dan bahan kemas yang digunakan memiliki umur simpan yang terbatas, sehingga stoknya seoptimal mungkin disesuaikan dengan kebutuhan produksi dan ketersediaan gudang penyimpanan. Hal ini mengakibatkan industri pangan selalu membatasi suplai bahan baku dalam periode tertentu sesuai kebutuhan produksi. Sebagai sebuah industri, harga bahan baku dan bahan kemas juga sangat penting untuk dipertimbangkan karena berpengaruh ke harga jual produk dan penerimaan konsumen.
Sehubungan dengan hal tersebut, perlu diterapkan sebuah sistem evaluasi bagi vendor agar bahan baku dan kemasan yang diterima sesuai dalam harga, kualitas, ketersediaan, pengiriman, dan pelayanannya.
PERENCANAAN VENDOR EVALUATION
Vendor evaluation adalah suatu penilaian untuk menetapkan apakah pemasok memiliki sistem manajemen yang mampu menghasilkan produk dengan mutu tertentu serta mampu memberikan bukti-bukti yang menunjang keputusan penerimaan produk.
Tujuan dari vendor evaluation adalah :
1. Mempertahankan Konsistensi Mutu
2. Menekan Cost of Non Conformance atau Cost of Failure dan Cost of Waste
PEMBUATAN DAFTAR BAHAN BAKU DAN KEMASAN
Daftar bahan baku dan bahan kemasan yang dibuat harus mencakup semua bahan baku dan bahan kemasan yang digunakan dalam proses produksi. Dalam daftar bahan bamu dan bahan kemasan dicantumkan juga nama vendor, alamat dan contact personnya. Pada kolom vendor dicantumkan semua calon vendor yang akan dievaluasi.
PENGGOLONGAN PRODUK YANG DIBELI
Sebelum melakukan evaluasi vendor harus ditetapkan dulu kategori barang yang akan dibeli. Hal ini dilakukan sebagai dasar pertimbagan pada saat melakukan evaluasi vendor.
Penetapan kategori produk yang dibeli dilakukan berdasarkan nilai barang dan resiko barang. Produk dikatakan bernilai tinggi bergantung pada harga produk. Semakin mahal harga barang maka nilainya semakin tinggi, dan sebaliknya semakin rendah harga suatu barang nilainya semakin rendah. Produk dikatakan beresiko tinggi jika produk tersebut ketika mengalami penyimpangan beresiko atau berpotensi membahayakan kesehatan karyawan.
PARAMETER PENILAIAN VENDOR
Kriteria yang dapat dijadikan bahan evaluasi meliputi sistem manajemen mutu, karakteristik produk, karakteristik proses, delivery performance, komunikasi, value for money, dan faktor lain yang bisa dijadikan ukuran penilaian.
1. Sistem Manajemen Mutu
Perusahaan yang menjadi calon vendor memiliki sistem manajemen mutu yang dapat menjamin mutu produk yang dihasilkannya. Contoh sistem manajemen mutu adalah ISO 9000, ISO 22000, ISO 17025, dan sebagainya.
2. Karakteristik Produk
Karakteristik produk dapat meliputi warna, kadar air, penampakan, tekstru, pH, aroma, Rasa, kondisi pengamasan, kondisi transportasi, dimensi, spesifikasi, kualitas cetak, dan parameter kualitas lainnya yang bisa dijadikan acuan
3. Karakteristik proses
Karakteristik proses meliputi kelengkapan proses, akurasi proses, ketersediaan kapasitas, fleksibilitas proses, dan kecanggihan teknologi proses. Ketersediaan kapasitas mempengaruhi efisiensi dan harga, serta berpengaruh pada ketepatan waktu dan fleksibilitas jumlah
4. Penanganan Produk Menyimpang
Meliputi tindak lanjut atas produk yang menyimpang, responsivitas dan efektifitas perbaikan terhadap komplain.
5. Delivery Performance
Meliputi penilaian terhadap ketepatan waktu dan jumlah pengiriman, kesesuaian dengan spesifikasi yang diminta, persentase kerusakan produk yang diterima, Pengemasan yang benar, memiliki sertifikat of analysis, kelengkapan dokumen penyerahan, dan akurasi penagihan.
6. Komunikasi
Meliputi respon yang cepat, ketepatan dengan waktu yang dijanjikan, sopan, iktikad untuk membantu, considerate, selalu siap saat dibutuhkan, serta informasi dan data yang akurat.
7. Value for Money
Meliputi harga jual, produk yang konsisten, sama seperti yang disepakati, sedikit masalah dan waste saat digunakan, diskon berdasarkan kuantitas, kesediaan memberikan kredit, dan mau memberikan persediaan.
8. Other Factors
Meliputi kekuatan finansial, technical support, penerapan process improvement, customer satisfaction program, pelatihan dan pengembangan SDM, inisiatif pemasok, dan keinginan bekerjasama yang saling menguntungkan
METODE PENILAIAN
Metode penilaian vendor dapat dilakukan dengan metode pembobotan atau dengan scoring.
1. Metode Pembobotan parameter
2. Metode Scoring
Dengan pemberian skor 1-10 yang menggambarkan % pemenuhan harapan untuk setiap parameter yang diperiksa.
PELAKSANAAN EVALUASI VENDOR
1. Pengumpulan Data
Data dapat diperoleh berdasarkan informasi dari pemasok, berdasarkan penawaran pemasok, berdasarkan hasil pemeriksaan QC, berdasarkan hasil penilaian bagian pembelian, dan berdasarkan peniaian bagian lain yang terkait.
2. Penilaian Calon Vendor
Kriteria penilaian diformulasikan menjadi sasaran yang mempunyai besaran kuantitatif dan diklasifikasikan menjadi :
a. Sasaran yang mutlak harus dipenuhi (Must)
Penilaiannya “ya atau tidak”.
b. Sasaran yang dapat dipenuhi (Want / Desirable)
Penilaiannya berdasarkan tingkat kepentingan masing-masing kriteria evaluasi (bobot).
MENINJAU KINERJA VENDOR PADA SAAT DIGUNAKAN
Evaluasi kinerja dilakukan berdasarkan hasil pemeriksaan setiap kedatangan produk dan temuan penyimpangan saat proses produksi. Evaluasi kinerja dilakukan berdasarkan pemenuhan parameter-parameter yang ada di dalam Standar Bahan Baku dan Standar Bahan Kemas. Parameter yang dinilai adalah standar mutu barang, delivery, service, dan harga.
PERIODE EVALUASI
Peninjauan kinerja dilakukan dalam periode yang telah disepakatkan.
a. Vendor Bahan Baku dan Bahan Kemas : 6 bulan
b. Vendor Jasa Pengujian dan Kalibrasi : tidak dibatasi
Hasil penilaian vendor dicatat dan di dokumentasikan, nilai rata-rata hasil evaluasi selama periode yang ditetapkan akan menjadi dasar penetapan status vendor. Nilai yang diberikan kepada calon vendor adalah gambaran kemampuan vendor dalam memenuhi harapan yang diinginkan. Harapan tersebut berupa pemenuhan spesifikasi yang telah disepakati dan ditetapkan, serta pemenuhan tanggung jawab vendor dalam menangani penyimpangan
PEMBERIAN STATUS VENDOR
Hasil penilaian terhadap calon vendor akan menjadi dasar pertimbangan untuk memprioritaskan vendor yang akan digunakan.
Pengelompokan vendor dilakukan berdasarkan 4 kriteria vendor, yaitu :
1. Vendor Utama (Preferred Vendor)
Adalah Vendor dengan nilai rata-rata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan hasil dan nilai yang sangat baik sehingga diputuskan sebagao Preferred Vendor dalam memasok kebutuhan produksi.
2. Vendor Cadangan (Back Up Vendor)
Adalah vendor dengan nilai rata-rata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan hasil dan nilai yang baik sehingga diprioritaskan sebagai penyedia produk atau jasa bagi pabrik setelah Preferred Vendor
3. Vendor Darurat (Emergency Vendor)
Adalah vendor dengan nilai rata-rata evaluasi selama periode tertentu berdasarkan kriteria penilaian menunjukan nilai yang cukup baik sehingga menjadi prioritas terakhir sebagai penyedia produk atau jasa bagi pabrik setelah Preferred Vendor, Back-Up Vendor, dan Vendor Baru
4. Vendor yang tidak Diterima (Unacceptable Vendor)
Adalah vendor yang dijadikan Vendor yang tidak Diterima (Unacceptable Vendor)
Artikel ini ditulis oleh nizar kamal, dan diterbitkan di http://free-articlez.blogspot.com/
No comments:
Post a Comment